Gebäudedaten, Nachweise, Fotos und die Abstimmung mit Hausbesitzern an einem Ort – von der Anfrage bis zum Förderantrag. Statt Ordnerstruktur, Tabellen und E-Mail-Postfach.
Kostenlos testenEine Gebäudeakte ist kein Dokumentenordner mit besserem Namen. Entscheidend ist, dass die Daten strukturiert erfasst sind – nur dann lassen sie sich später auswerten, an einen Nachfolger übergeben oder beim Eigentümerwechsel weiterreichen. Ein PDF-Stapel in einem Cloud-Ordner leistet das nicht.
Drei Begriffe werden regelmäßig verwechselt. Die Bauakte dokumentiert den Bauprozess und endet mit der Abnahme. Hausverwaltungssoftware verwaltet Mieter, Zählerstände und Nebenkosten – sie interessiert sich für Zahlungen, nicht für U-Werte. Die Gebäudeakte im energetischen Sinn beschreibt den baulichen und anlagentechnischen Zustand über den gesamten Lebenszyklus und ist die Grundlage für Beratung, Förderantrag und Nachweis. Prepair deckt den dritten Fall ab.
Die gesamte Software für Energieberater ansehen →In den meisten Energieberatungen liegen die Gebäudedaten dreifach verteilt: Maße und Bauteile in der Bilanzierungssoftware, Fotos auf dem Tablet, Unterlagen des Eigentümers im Mailpostfach. Solange ein Projekt läuft, funktioniert das über das Gedächtnis der Beraterin. Spätestens beim Verwendungsnachweis, bei einer Rückfrage nach zwei Jahren oder wenn eine Kollegin übernimmt, kostet es Stunden. Eine strukturierte Gebäudeakte verlagert dieses Wissen aus den Köpfen und Postfächern in einen nachvollziehbaren Datensatz – mit Historie, wer wann was geändert hat.
Zur Aufbewahrung: Gebäudedaten enthalten personenbezogene Angaben – Verbräuche lassen Rückschlüsse auf das Wohnverhalten zu. Prepair läuft auf Servern in Europa, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, getrennten Rollen für Team und Kundschaft und interner Notizebene, die Hausbesitzer nicht sehen.
Fünf Bereiche, die in der Praxis zusammenhängen müssen – sonst entsteht wieder eine Insel neben der nächsten.
Der Projektkopf zeigt Nummer, Kundschaft, Objekt, Phase und Förderprogramm in einer Zeile. Kunde, Gebäudeakte, Dokumente und Förderanträge hängen am Projekt statt in getrennten Ordnern. Wer nach zwei Jahren eine Rückfrage bekommt, sieht in wenigen Sekunden, wo das Vorhaben stand.
Beratungsarten definieren Sie einmal als Vorlage. Aus ihr entstehen die Schritte jedes neuen Projekts – mit Fälligkeiten, Zuständigkeiten und Fortschrittsanzeige. Das nimmt Druck aus dem Tagesgeschäft: Nicht die erfahrenste Person im Büro muss wissen, was als Nächstes ansteht, sondern das Projekt weiß es.
Hülle, Anlagentechnik, Verbräuche, Fotos und Unterlagen – strukturiert nach Abschnitten statt als Dateihaufen. Genau diese Struktur macht den Unterschied: Ein Ordner voller PDFs lässt sich nicht auswerten, nicht übergeben und nicht fortschreiben. Ein Datensatz schon.
Jede Kundin und jeder Kunde bekommt ein freigegebenes Portal: Unterlagen hochladen, Gebäudedaten ergänzen, freigegebene Dokumente einsehen. Das ersetzt das Nachfassen per E-Mail, das in vielen Beratungen mehr Zeit kostet als die Berechnung selbst.
Der Chat mit Hausbesitzern hängt am Projekt, nicht im Postfach. Neue Nachrichten werden per E-Mail gemeldet, damit keine Rückfrage liegen bleibt – aber der Verlauf bleibt dort dokumentiert, wo er hingehört.
Projekt anlegen – Kunde, Objekt, Beratungsart und Förderprogramm. Aus der Prozessvorlage entstehen die Schritte mit Fälligkeiten und Zuständigkeiten automatisch.
Daten erfassen – bei der Begehung direkt am Tablet: Bauteile, Anlagentechnik, Verbräuche, Fotos. Unterlagen liefert der Hausbesitzer über das freigegebene Kundenportal selbst zu.
Weiterverwenden – Bericht, Förderantrag und Verwendungsnachweis greifen auf denselben Datensatz zu. Bei Rückfragen Jahre später ist alles noch da, inklusive Änderungshistorie.
Nein, und das ist Absicht. Energieausweis, iSFP und GEG-Nachweis rechnen Sie weiter in Ihrem gewohnten Programm – Hottgenroth, EVEBI oder womit Sie arbeiten. Die Gebäudeakte deckt ab, was diese Programme nicht tun: Projektsteuerung, Dokumente, Fotos, die Zulieferung durch den Hausbesitzer und die Nachvollziehbarkeit über Jahre.
Sie steuern das pro Projekt. Ihr Team arbeitet mit Rollen und Zuständigkeiten. Hausbesitzer erhalten ein eigenes Portal und sehen ausschließlich, was Sie freigegeben haben – interne Notizen und Kommentare bleiben unsichtbar. Eine Vorschau zeigt Ihnen genau die Kundenansicht.
Genau dafür lohnt die strukturierte Erfassung. Wer verkauft, kann den dokumentierten Zustand übergeben – Bauteile, durchgeführte Maßnahmen, Nachweise. Für Käufer ist das der Unterschied zwischen „Baujahr 1968“ und einer belastbaren Grundlage für die eigene Sanierungsplanung.
Nein. Prepair läuft im Browser, auf Notebook und Tablet, unter Windows und macOS gleichermaßen. Gerade für Mac-Nutzer ist das relevant, weil die verbreiteten Bilanzierungsprogramme nur unter Windows laufen.
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